Salah satu kendala umum bagian verifikasi keuangan adalah menerima berkas lampiran yang tercerai-berai dalam belasan file JPG dan PDF terpisah. Menyatukannya dalam 1 berkas PDF kronologis sangat mempercepat pencairan anggaran.
1. Urutan Standar Bundel SPJ Perjalanan Dinas
Verifikator keuangan dan auditor menyukai susunan berkas yang teratur dengan urutan:
- Halaman 1: Surat Perintah Tugas (SPT) resmi.
- Halaman 2: Lembar SPPD Muka (Depan).
- Halaman 3: Lembar SPPD Belakang yang telah dicap stempel instansi tujuan.
- Halaman 4: Lembar Kwitansi Pembayaran Resmi.
- Halaman 5: Lembar Daftar Pengeluaran Riil (bila ada).
- Halaman 6–Selesai: Lampiran bukti fisik pendukung (Boarding pass / tiket, invoice hotel, foto dokumentasi kegiatan penugasan).
2. Mengubah Foto Nota Menjadi PDF Sebelum Digabungkan
Jika bukti fisik Anda berupa foto ponsel (format JPG/PNG), ubah terlebih dahulu kumpulan foto tersebut menggunakan alat Gambar ke PDF di SMART SPJ, kemudian satukan dengan lembar SPT/SPPD menggunakan alat Gabung PDF.